Bericht aus dem Praktikum der Archiv-Anwärter

Einblicke in die Arbeit mit digitalem Archivgut

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Drei der Anwärter während des Praktikums beim Digitalen Archiv in Wiesbaden
Drei der Anwärter während des Praktikums beim Digitalen Archiv in Wiesbaden

Vom 30. Mai bis zum 3. Juni 2022 absolvierten unsere Archivauszubildenden für den gehobenen Dienst aus dem Staatsarchiv Marburg ein einwöchiges Praktikum im digitalen Archiv in Wiesbaden. Ziel der Woche im Hauptstaatsarchiv war es, durch kleine Unterrichtseinheiten sowie ein praktisches Projekt einen Einblick in die Herausforderungen bei der Arbeit mit digitalem Archivgut zu erhalten.

Themen waren unter anderem das Open Archival Information System (OAIS-Modell) der digitalen Archivierung, die Arbeit mit DIMAG sowie der Aufbau des Archivverbundes. Außerdem wurden die speziellen Anforderungen, die das digitale Archivgut im Gegensatz zur Papierakte an die dauerhafte Archivierung stellt, dargelegt. Dabei wurde auch das Ziel der langfristig möglichen Lesbarkeit von Dateitypen und die hierfür notwendige vorausschauende Arbeit, die bereits bei der Kommunikation mit den abgebenden Behörden beginnt, thematisiert. In diesem Zusammenhang wurde den Anwärtern der Migrationsprozess vorgestellt, also die Umwandlung bereits angebotener Dateien in Dateitypen, von denen eine möglichst lange Lesbarkeit bzw. Nutzbarkeit und damit einhergehend eine möglichst lange Archivfähigkeit erwartet werden kann.

Ein weiterer Themenkomplex betraf die Übernahme und Bewertung von digitalen Daten, u.a. Fachverfahren. Während auch bei digitalen Daten zunächst die gleichen Bewertungsgrundsätze gelten wie bei analogem Archivgut, bilden Fachverfahren schon wegen ihres Zwecks und ihrer Funktion eine Ausnahme: Fachverfahren sind datenbankbasierte Programme, die stark strukturierte behördliche Arbeitsprozesse unterstützen oder durchführen. Als anschauliches Beispiel für ein Fachverfahren kann das Archivinformationssystem Arcinsys dienen. Bei der Bewertung solcher Fachverfahren auf ihre Archivwürdigkeit werden unter anderem die Fragen wichtig: Welche Informationen sollen und können aus der Datenbank übernommen werden? Sind die Daten aus dem Fachverfahren schon an anderer Stelle überliefert und kann eine unnötige Doppelarchivierung vermieden werden? Gerade die technische Umsetzung der Übernahme bedarf ebenfalls einer engen Kooperation mit der abgebenden Stelle. Es ist zu klären, wann die Daten übernommen werden. Bei der Löschung aus dem Fachverfahren oder als Datenschnitte im laufenden Betrieb? Werden innerhalb des Fachverfahrens Bearbeitungsstufen abgespeichert oder wird jeweils der vorherige Datensatz mit der neusten Version überschrieben? Diese Fragen der technischen Umsetzung machen auch im Bereich Bewertung und Übernahme einige Unterschiede zwischen digitalen oder analogen Akten deutlich. Im zweiten Teil der Praktikumswoche ging es für die Anwärter darum, das Gelernte in der Praxis umzusetzen. Hauptaufgabe war es, die in einer mehr oder minder vorstrukturierten Dateisammlung des Staatstheaters Wiesbaden vorliegenden Foto- und Videodateien von Aufführungen und Veranstaltungen zu sichten, zu bewerten und zur Vorbereitung für die Erschließung in Archivinformationspakete (AIPs) aufzuteilen. Dabei wurde unter anderem diskutiert, welche Dateien überhaupt archivwürdig sind, wie man mit beschädigten Dateien umgehen sollte und wie diese für die weitere Verarbeitung aus der losen Dateisammlung in eine für den Nutzer verständliche Ordnung gebracht werden könnten.

Insgesamt erwarben die Auszubildenden einen aufschlussreichen Einblick in das Digitale Archiv Hessen und konnten erste Erfahrungen mit dem Bewerten von digitalem Schriftgut sammeln.
Tim Esper, Daniel Henning, Rick Nitschke und Simon Rusche

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