Einstellung eines Beschäftigten in der Verwaltung (m/w/d) (EG 6 TV-H, Teilzeit 80 Prozent)

Bewerbungsfrist: 26. August 2022

Beim Hessischen Landesarchiv ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitstelle mit 32 Wochenstunden (80 Prozent) als Beschäftigter in der Verwaltung (m/w/d) (EG 6 TV-H) in der Abteilung Hessisches Staatsarchiv Marburg zu besetzen. Dienstort ist Marburg. Davon werden 20 Wochenstunden unbefristet besetzt, bei 12 Wochenstunden ist angestrebt, sie langfristig in Vertretung zu besetzen.

Das Hessische Landesarchiv ist für alle Bereiche des staatlichen Archivwesens in Hessen zuständig. Es gliedert sich u.a. in die Abteilungen Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden, Hessisches Staatsarchiv Darmstadt und Hessisches Staatsarchiv Marburg.
Das Hessische Landesarchiv ist mit dem Gütesiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen“ zertifiziert. Wir bieten Ihnen einen familienfreundlichen Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeiten. Ihnen steht ferner aktuell das LandesTicket mit einer kostenfreien Nutzung des ÖPNV innerhalb Hessens zur Verfügung.

Aufgabenprofil

Registratur und Schriftgutverwaltung

  • Führen der elektronischen Registratur der Nutzeranfragen mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems HeDok
  • Anlegen und Führen von analogen und künftig auch elektronischen Akten unter Anwendung eines Aktenplans
  • Organisation der Aussonderung von Akten unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs der dienstlichen Korrespondenz

Rechnungswesen und Controlling

  • Anlagenbuchhaltung und Inventur in SAP-AA
  • Beschaffungen über EBP und SAP-MM
  • Konsolidierung von Daten der Zeit- und Mengenerfassung
  • in Vertretung: Erstellen und Buchen debitorischer und kreditorischer Rechnungen in SAP-FI

Personalverwaltung

  • in Vertretung: Zeiterfassung der Mitarbeitenden inkl. Abwesenheitsverwaltung, Betreuung des Schließsystems des Hauses

Veranstaltungsmanagement

  • in Vertretung: Organisation von Besprechungen, Tagungen, Ausstellungseröffnungen

Qualifikationsanforderungen

Folgende Qualifikationen werden berücksichtigt:

  • Vorzugsweise Verwaltungsfachangestellter (m/w/d)
  • oder Bürokaufmann (m/w/d)
  • oder Kaufmann für Bürokommunikation bzw. -management (jew. m/w/d)
  • oder eine vergleichbare Qualifikation durch einschlägige Berufserfahrung

Ferner erwarten wir

  • ausgeprägte Office-Anwenderkenntnisse (Word, Excel, Access)
  • gründliche Erfahrungen in der Aktenführung
  • Erfahrungen in der Anwendung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme, dabei sind Erfahrungen mit Hedok von Vorteil
  • sichere SAP-Anwenderkenntnisse

Persönliche Stärken

  • selbständige und strukturierte Arbeitsweise
  • sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein und Gewissenhaftigkeit
  • Teamfähigkeit
  • verbindliches und freundliches Auftreten

Weitere Informationen zur Stelle und den Bewerbungsmodalitäten entnehmen Sie bitte der beigefügten Stellenausschreibung (pdf-Datei).

Bewerbungsfrist: mit Ablauf des 26. August 2022
Einstellung: zum nächstmöglichen Zeitpunkt