Aktualisierung des Bewertungsmodells für die hessischen Finanzämter

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Aktenstapel von Steuerakten

Das Hessische Landesarchiv erstellt seit Jahren systematisch Bewertungsmodelle. Das Ziel dieser Modelle ist es, das Verfahren für die Aussonderung von Unterlagen ganzer Verwaltungszweige zu vereinfachen. Einheitliche und transparente Entscheidungen zur Archivwürdigkeit einer großen Menge von Aktengruppen stehen im Mittelpunkt und stellen sicher, dass Bewertungsentscheidungen einheitlich und transparent gestaltet werden. Für die Behörden und das Landesarchiv bedeutet dies eine Erleichterung bei der routinemäßigen Aktenaussonderung. Die Nutzer profitieren ebenfalls von Bewertungsmodellen, da sie einfach nachvollziehen können, warum und welche Unterlagen in das Archiv übernommen werden.

Die 35 hessischen Finanzämter zählen zu den Landesbehörden, die besonders viele und umfangreiche Unterlagen produzieren. Folglich wurde bereits 2013 ein Bewertungsmodell erarbeitet, dessen planmäßige Aktualisierung kürzlich abgeschlossen werden konnte. Dazu wurden die für jedes Finanzamt bestehenden Steuerfalllisten geprüft. In diesen Listen werden die Steuerfälle aufgeführt, die nach ihrem Abschluss und dem Ende der Aufbewahrungsfrist an das Landesarchiv übergeben werden. Es werden ausschließlich herausragende Fälle von natürlichen und juristischen Personen übernommen, für die ein hohes künftiges Nutzerinteresse angenommen werden kann.
Bei den natürlichen Personen sollte es sich um Persönlichkeiten handeln, die im Positiven wie im Negativen aus der Masse der Bevölkerung herausragen und der Öffentlichkeit hinaus bekannt sind, wie z.B. Mitglieder der Bundes- und Landesregierung, bedeutende Unternehmerinnen und Unternehmer, Bischöfe und Kirchenpräsidenten oder auch Olympiasieger. Bei den juristischen Personen können beispielsweise bedeutende Stiftungen oder für die Region prägende Firmen Berücksichtigung finden.

Bei der Aktualisierung wurden die bestehenden Listen durch das Landesarchiv in enger Zusammenarbeit mit der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, welche die Absprachen mit den einzelnen Finanzämtern koordinierte, überarbeitet. Ein Großteil der ausgewählten Steuerfälle wurde bestätigt, so dass er auch künftig übernommen wird. Andere Fälle waren zu streichen – zum Beispiel wegen des Todes oder Wegzugs einer Person aus Hessen – oder aufgrund der verstärkten öffentlichen Bedeutung neu aufzunehmen.
Dank der guten Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und dem großen Engagement aller Beteiligten konnte das Projekt planmäßig durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden.
Carl Christian Wahrmann, Wiesbaden

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