Personalaktendaten der hessischen Landesbediensteten

Übernahme von Informationen aus zentralem landesweiten Fachverfahren

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Symbolischer Startschuss zur Datenübergabe beim Projektabschluss für die Aussonderungsschnittstelle
Symbolischer Startschuss zur Datenübergabe beim Projektabschluss für die Aussonderungsschnittstelle am 27.03.2019

Seit 2006 werden die Personalaktendaten der hessischen Landesbediensteten mit Hilfe der zentralen Softwarelösung Landesreferenzmodell Personalwesen verwaltet. Im März 2019 wurden erstmals über 7000 Personalfälle vom Hessischen Landesarchiv zur Archivierung übernommen und damit für die zukünftige Forschung gesichert.

Die Fachanwendung Landesreferenzmodell Personalwesen basiert auf der Standardlösung SAP, die im Zuge der Verwaltungsmodernisierung in Hessen seit 2004 für die Personalwirtschaft eingeführt und auf die spezifischen Anforderungen der hessischen Landesverwaltung angepasst wurde.

Das Hessischen Ministerium des Inneren und für Sport, das Hessische Competence Center und das Hessische Landesarchiv haben in den letzten Jahren eine Lösung für die zentrale Anbietung und Übernahme von Personalaktendaten erarbeitet, die nun produktiv gesetzt werden konnte. Das Hessische Landesarchiv wird zukünftig jährlich Personalfälle übernehmen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Die Herausforderung: über 200 personalverwaltende Dienststellen

Die Personalaktendaten der hessischen Landesbediensteten befinden sich zwar in einem einheitlichen System, sie werden jedoch von über 200 verschiedenen Dienststellen verwaltet. Die Bewertung und Übernahme muss gemäß Hessischem Archivgesetz mit allen anbietenden Stellen abgestimmt werden.

Ein Meilenstein: eine zentrale organisatorische und technische Lösung für alle anbietenden Dienststellen

Die Entscheidung, welche Informationen aus der Fachanwendung zukünftig ins Archiv übernommen werden, wurde mit allen Ressorts und dem Hessischen Datenschutzbeauftragten abgestimmt und per Erlass des Innenministeriums zur Aussonderung von Personalaktendaten aus dem Landesreferenzmodell Personalwesen (LRM) vom 18. Januar 2019 veröffentlicht (StAnz. 6/2019, S. 130).
Darüber hinaus hat das Hessische Competence Center im Auftrag des Innenministeriums in Zusammenarbeit mit dem Hessischen Landesarchiv 2018 eine Aussonderungsschnittstelle in der Fachanwendung implementiert. Die Lösung zeichnet sich durch die vollständige Integration der Anbietung, Übernahme und Erteilung der Löschfreigabe in den bestehenden Löschprozess aus. Zukünftig ist keine Datenlöschung ohne Freigabe des Hessischen Landesarchivs möglich.
Annekathrin Miegel, Hessisches Landesarchiv