Nutzung ohne Nutzungsantrag

Neufassung der Nutzungsordnung des Hessischen Landesarchivs

Lesesaal HHStAW ganz.png

Lesesaal des Hessischen Hauptstaatsarchivs
Lesesaal des Hessischen Hauptstaatsarchivs

Am 21. Januar 2020 ist die neue Nutzungsordnung des Hessischen Landesarchivs in Kraft getreten. Die bisher bestehende Nutzungsordnung stammte aus dem Jahr 2013. Durch die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) 2016 und weiterer damit zusammenhängenden Verordnungen und Richtlinien, des Informationsweiterverwendungsgesetzes (IWG) in seiner letzten Fassung von 2015, des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz) von 2017 sowie durch den Abschluss der Strukturreform der Staatsarchive und die Schaffung des Hessischen Landesarchivs als Einheitsbehörde war sie nicht mehr auf dem neuesten Stand. Sie wurde im Folgenden unter Berücksichtigung dieser Neuerungen sowie der mittlerweile umgesetzten Änderungen im Lesesaalbetrieb (u.a. Fotografiererlaubnis) überarbeitet.

Als grundlegende Neuerung fällt für einen Großteil der Nutzungen im Hessischen Landesarchiv das Stellen bzw. die Genehmigung eines Nutzungsantrags fort. Für Archivgut, das ohne Einschränkungen wie z.B. gesetzliche Schutzfristen, einem kritischen Erhaltungszustand oder vertraglichen Regelungen mit den Eigentümern eingesehen werden kann, ist kein gesonderter Antrag mit weitgehenden Angaben mehr zu stellen. Es genügt nur die Angabe von Name und Adresse.
Aus Gründen des Datenschutzes wird die Einforderung der Angaben auf ein Minimum beschränkt. Die Reduzierung erhobener Angaben entspricht damit auch den Anforderungen der DSGVO. Bei digitaler Nutzung in Arcinsys ist eine Beantragung ohnehin nicht nötig. Das Antragsverfahren der analogen Nutzung wird nun also deutlich verschlankt und nähert sich dem der digitalen Nutzung an. Die geforderten wenigen Angaben werden nur deshalb erhoben, um gegebenenfalls nachvollziehen zu können, wer das Original in den Lesesälen in Händen gehalten hat.

Weiterführende Angaben werden erst dann von der Nutzerin oder dem Nutzer abgefragt, wenn sie oder er Archivgut einsehen möchte, das Einschränkungen unterliegt. Sollte er dieses in Arcinsys bestellen, findet er in dort unter „Meine Bestellungen“ oder im Bestellkorb eine Information, die ihn darauf hinweist und ihm empfiehlt, sich mit dem zuständigen Archiv in Verbindung zu setzen. Dann wird es nötig sein, den – mittlerweile ebenfalls verschlankten und aufgrund neuer Rechtsvorschriften überarbeiteten – Antrag auf Schutzfristverkürzung auszufüllen. Wird dieser positiv beschieden, steht auch der Nutzung dieser Archivalien nichts mehr im Wege.

Das Hessische Landesarchiv ist sich sicher, nicht nur den geänderten gesetzlichen Bestimmungen zu folgen, sondern darüber hinaus sein Serviceangebot deutlich zu optimieren. Dazu gehört auch, dass die Möglichkeit der eigenständigen Anfertigung von Fotos im Lesesaal nun auch in die Nutzungsordnung aufgenommen ist.
Rouven Pons, Hessisches Landesarchiv

Hessen-Suche