Keine Pause in der Überlieferungsbildung

CCWa 1.jpg

Überlieferungsbildung (Symbolbild)

Wie in den meisten Bereichen wirkt sich das Coronavirus auch auf die Arbeit des Referats 22 (Überlieferungsbildung) aus. Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter sind als Angehörige von Risikogruppen oder für die Betreuung der eigenen Kinder ganz oder teilweise dienstbefreit, außerdem können wegen der gesundheitlichen Sicherheitsmaßnahmen Außentermine und Bewertungen vor Ort derzeit kaum stattfinden. Dass die Überlieferungsbildung dennoch aktiv bleibt und weiterhin viele Bewertungen durchgeführt werden, ist dem großen Engagement und der guten Organisationsfähigkeit aller Mitarbeiter zu verdanken.

So wurde bei den jährlichen Anbietungen der hessischen Finanzämter und des Hauptzollamtes Frankfurt ganz im Sinne des Abstandsgebotes auf Behördenbesuche verzichtet. Möglich wurde diese Bewertung „am Schreibtisch“ durch die im vergangenen Jahr erarbeiteten bzw. aktualisierten Bewertungsmodelle. Ebenfalls im reinen Listenverfahren konnten unlängst Gefangenenpersonalakten der Justizvollzugsanstalt Frankfurt IV bewertet werden, was vor allem dank der guten Zusammenarbeit mit der Behörde möglich war.
Bei anderen Anbietungen wie denen des Landesbetriebes Hessisches Landeslabor oder des Hessischen Landesamtes für Naturschutz, Umwelt und Geologie konnte bei der Bewertung auf die Erkenntnisse aus früheren Jahren und telefonische Auskünfte zurückgegriffen werden. Ergänzende Informationen wurden in einem Fall durch die Analyse einzelner beispielhafter Unterlagen, welche die abgebende Behörde ausnahmsweise an das Hauptstaatsarchiv übersandt hatte, gewonnen. So waren Besuche vor Ort für die Bewertung nicht nötig.
Auch die Übernahme von Unterlagen aus privater Hand wird fortgeführt, ohne dass sich die Beteiligten persönlich treffen. Der jüngste Zugang dieser Art erreichte das Hauptstaatsarchiv per Briefumschlag. Die Dokumente aus dem frühen 20. Jahrhundert geben systematisiert Auskunft über die Ereignisse und Einrichtungen von medizinischer Bedeutung in einem heutigen Ortsteil von Heidenrod.

Zudem konnten kürzlich digitale Szenefotografien des Staatstheaters Wiesbaden bewertet werden, bei denen das Urheberrecht in besonderer Weise zu beachten war. In gewohnt guter Zusammenarbeit mit dem Digitalen Archiv Hessen und unter Nutzung eines Python-Skripts zur rationellen Auswahlarchivierung konnte dies erfolgreich abgeschlossen werden. Darüber hinaus kann unter den aktuellen Gegebenheiten die Erarbeitung von Bewertungsmodellen und die Bewertung von Fachverfahren (Behördensoftware) fortgeführt werden, da viele Arbeitsschritte wie die Erstellung von Übersichten oder die Auswertung eingeholter Informationen am Arbeitsplatz erledigt werden können.
Neben den hier genannten Beispielen wird die Überlieferungsbildung trotz der deutlich erschwerten Situation auch in anderen Bereichen der Bundes- und Landesbehörden und im nichtstaatlichen Sektor vorangetrieben. Da letztlich aber doch für einen Großteil der Bewertungen eine Sichtung der Akten vor Ort erforderlich ist, können wir nach der Lockerung der Corona-Maßnahmen mit einer verstärkten Zahl an Außenterminen rechnen.
Carl Christian Wahrmann, Wiesbaden

Hessen-Suche