Fachverfahren & E-Akte…ihre Bewertung im Kontext

Interner Workshop des Hessischen Landesarchivs

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Videokonferenz des HLA-Workshops Fachverfahren
Videokonferenz des HLA-Workshops Fachverfahren

Am 27./28. April traten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Sachgebieten Überlieferungsbildung und Digitales Archiv des Hessischen Landesarchivs zu einem digitalen Workshop unter dem Titel „Fachverfahren & E-Akte…ihre Bewertung im Kontext“ zusammen. Unter Fachverfahren werden im Archivwesen IT-Anwendungen auf der Basis von Datenbanken verstanden, die extern (also im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern über den Onlinezugang zu Verwaltungsleistungen) oder intern Verwaltungsprozesse unterstützen oder abwickeln. Die dabei erzeugten, vielfältig verknüpften Daten stehen in komplexen Zusammenhängen mit den übrigen Unterlagen, die in der Verwaltung entstehen, insbesondere mit elektronischen Akten. Schon seit Jahren bewertet und übernimmt das Hessische Landesarchiv Daten aus Fachverfahren. Gleichwohl sind es diese komplexen Zusammenhänge, die eine archivische Bewertung nach „Schema F“ nicht erlauben und eine Vertiefung der Methodik erfordern, um so die „beste“ Überlieferung für die Zukunft zu erreichen.

Im ersten Teil am 27. April betrachtete zunächst Dr. Christoph Schmidt das Panorama entstehender Unterlagentypen in der digitalen Verwaltung. Die E-Akte ist als Pendant der herkömmlichen Akte dabei der Königsweg der Informationssicherung (externer Link: E-Akte). Die übertragenen Grundsätze der konventionellen Aktenführung wie die Sicherung der Echtheit und Unveränderlichkeit dienen nicht nur der Verwaltung und deren Überprüfbarkeit, sondern auch künftiger Geschichtsforschung. Die E-Akte wird in wenigen Jahren vollständig in der hessischen Landesverwaltung eingeführt sein. Dagegen dürften unstrukturierte Daten wie Dateisammlungen, File-Server oder E-Mail-Accounts, deren Daten grundsätzlich in E-Akten münden sollten, abgesehen von begründeten Ausnahmen nur als Ersatzüberlieferung angesprochen werden. Web-Inhalte (insbesondere Social Media) des Landes stellen bei hoher Bedeutung wichtige Bewertungsgegenstände dar, zumal immer häufiger die auf diesem Wege publizierten Statements und Informationen keinen Weg mehr in die reguläre Aktenführung finden. Auch aus Fachverfahren, deren Datenbanken oft mit Registern oder Karteien vergleichbar sind, gelangen nicht immer alle Daten in die (E-)Akten – ihre Bewertung ist in deren Kontext zu stellen. Daran anknüpfend stellte Dr. Sigrid Schieber vor, wie sich die Fülle verschiedener Fachverfahren kategorisieren lassen. Denkbar wäre eine Einteilung 1. nach inhaltlichen Gesichtspunkten: welche Geschäftsprozesse werden mit dem Fachverfahren unterstützt, 2. nach Entwicklung und/oder Nutzung des Fachverfahrens (von einer oder mehreren Behörden, landesintern oder bundesländerübergreifend), oder auch 3. nach der Art der Datenhaltung (keine Datenhaltung im Fachverfahren, Datenhaltung mit laufender Aktualisierung durch Überschreibung, Datenhaltung mit Historisierung). Außerdem erläuterte sie die möglichen Beziehungen zwischen Fachverfahren und (E-)Akten und die Auswirkungen auf die Bewertung. Zum Abschluss des ersten Veranstaltungstages berichtete Dr. Michael Ucharim über den aktuellen Stand der Überarbeitung des hessischen Aktenführungserlasses, der die Aktenführung in der gesamten Landesverwaltung regelt. E-Akte und Fachverfahren werden darin künftig eingehend behandelt und aufeinander bezogen.

Der zweite Teil des Workshops begann mit der Frage nach Varianten der „Feinbewertung“ von Fachverfahren. Bei der Feinbewertung geht es darum, nur jene Bestandteile eines archivwürdigen Fachverfahrens zu identifizieren, die wirklich archiviert werden sollen. Der Abgleich mit der Aktenüberlieferung und die Festlegung von Überlieferungszielen vor dem Hintergrund erwarteter Nutzungsinteressen sind hier zentral. Ist die Überlieferung einer Grundgesamtheit an Daten ausreichend? Soll sie durch Akten zu Einzelfällen ergänzt werden? Oder sind es nur ausgewählte Daten, die wichtige Einzelfallakten ergänzen sollen? Im Mittelpunkt des zweiten Teils stand jedoch die Kleingruppenarbeit. Auf einer Kollaborationsplattform wurde der Behördenfragebogen zur Bewertung von Fachverfahren überarbeitet, Überlegungen für eine Handreichung zur Feinbewertung angestellt und die Ergebnisse diskutiert.
David Gniffke, Hessisches Landesarchiv

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