Nicht nur die Papierakten sind nach dem Hessischen Archivgesetz den Staatsarchiven anzubieten. Auch für alle Formen digitaler Unterlagen gilt die Anbietungspflicht. Im Falle ihrer Archivwürdigkeit werden sie durch das Digitale Archiv Hessen langfristig archiviert.
Um sicherstellen zu können, dass wichtige digitale Daten über die Jahrhunderte bewahrt und lesbar gehalten werden können, ist bereits beim Entstehungsprozess digitaler Unterlagen eine enge Kooperation zwischen dem Digitalen Archiv und den Dienststellen notwendig. Das Digitale Archiv Hessen berät die Dienststellen in allen Fragen rund um die Verwaltung und die Sicherung ihrer digitalen Unterlagen im Hinblick auf eine spätere Archivierung.
Zudem ist nach dem Hessischem Archivgesetz das Digitale Archiv Hessen bereits bei der Einführung und Änderung von technischen Systemen zur Erstellung und Speicherung digitaler Unterlagen zu beteiligen. Durch frühzeitige Absprachen können die anbietenden Stellen so Kosten für eine nachträgliche Programmierung von Aussonderungsschnittstellen oder die Konvertierung aus nichtarchivfähigen Dateiformaten vermeiden.