Aussonderung und Bewertung

Die Staatsarchive sichern wertvolle Unikate zur Geschichte Hessens, die eines Tages Forschung und Öffentlichkeit Zeugnis unserer Zeit geben können, staatliches Handeln dauerhaft transparent und nachvollziehbar halten oder Betroffenen zur Wahrung ihrer berechtigten Belange verhelfen können.

Die Staatsarchive entscheiden, was aus der große Anzahl der in Dienststellen des Landes Hessen entstandenen digitalen wie analogen Unterlagen für alle Zeiten aufbewahrt und was vernichtet wird. Sie gestalten damit auch den Blick der Zukunft auf die Gegenwart mit. Sie kooperieren bei dieser verantwortungsvollen Aufgabe eng mit den schriftgutproduzierenden Dienststellen, denen eine zentrale und aktive Rolle im Aussonderungsverfahren zukommt.

Verlängerung der Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Seit dem 1. Januar 2023 bietet Ziffer B 2.2 der Anlage B des Aktenführungserlasses Ministerien die Möglichkeit, Unterlagen über Vorarbeiten zu einem ersten Änderungsgesetz länger als 30 Jahre aufzubewahren. Die Verlängerung der Aufbewahrungsfristen erfolgt auf Antrag beim Hessischen Landesarchiv (HLA) bzw. dort bei dem für die Ministerialüberlieferung zuständigen Referat 22 im Hessischen Hauptstaatsarchiv Wiesbaden.

Aussonderungsverfahren

Die Dienststellen bieten sämtliche für ihre Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigte Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen den Staatsarchiven zur Übernahme an, spätestens jedoch 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen.

Anzubieten ist dabei alles – ohne Ausnahme: digitale und analoge Unterlagen, wie z.B. Akten, Karten, Pläne, Fotos, Informationsbroschüren oder Datenbanken, Unterlagen, die dem Datenschutz unterliegen, sowie solche, die aufgrund spezialrechtlicher Vorschriften hätten gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.

Aussonderungslisten und Bewertungsmodelle

Um das Verfahren transparent und nachvollziehbar zu halten, erfassen die anbietenden Stellen das Schriftgut in Aussonderungslisten. Diese dienen den Staatsarchiven als wichtige Entscheidungsgrundlage bei der Bewertung und den anbietenden Stellen als Nachweis.

Für einen Teil der Dienststellen liegen Bewertungsmodelle vor, die das Aussonderungsverfahren deutlich vereinfachen. Durch sie wird festgelegt, welche Unterlagen für das Archiv von Interesse sind und welche ohne vorherige Anbietung vernichtet werden können.

Abgabe und Vernichtung

Diejenigen Unterlagen, die durch die Archivarinnen und Archivare als historisch wertvoll eingestuft wurden, werden an das zuständige Staatsarchiv abgegeben. Für die nicht für archivwürdig befundenen Unterlagen erhalten die Dienststellen eine Vernichtungsgenehmigung. Durch dieses Verfahren der Aussonderung wird die Verwaltung von nicht mehr benötigten Unterlagen entlastet und entspricht den datenschutz- und archivrechtlichen Regelungen.

Neben dem staatlichen Schriftgut werden auch Unterlagen von privaten Personen (Nachlässe) oder Verbänden übernommen. Häufig ergänzen und vertiefen diese Bestände die Überlieferung der Dienststellen in besonderem Maße, weil sie einen anderen, nichtstaatlichen Blick auf Staat und Gesellschaft ermöglichen.

Kontakt

Haben Sie Fragen zu Aussonderung und Bewertung Ihrer Dienststelle oder möchten Sie sich allgemein darüber informieren? Sprechen Sie uns gerne an!