Um die Archivierung und Erhaltung digitaler Aufzeichnungen sicherzustellen, haben die drei hessischen Staatsarchive Ende 2009 das „Digitale Archiv Hessen" eingerichtet. Dieses entwickelt Lösungsstrategien, die die dauerhafte Speicherung und die Anforderung an die Integrität (Unveränderbarkeit der Archivalien), Authentizität (Archivalien stammen vom angegebenen Urheber), Vollständigkeit (keine Archivalien wurden nachträglich entfernt) und die Lesbarkeit (Archivalien können angezeigt und interpretiert werden) sicherstellen. Bereits in der Behörde unterliegen die elektronischen Schriftstücke aus rechtlichen Gründen entsprechenden Aufbewahrungsfristen. Die Daten sind so zu erhalten, dass sie auch einige Jahrzehnte später ohne Informationsverlust durch die Staatsarchive ausgesondert werden können. Das Digitale Archiv Hessen berät die Landesdienststellen bei dieser Aufgabe.
Gemäß Hessischem Archivgesetz (§§ 2, 9 HArchivG) und dem Aktenführungserlass vom 14. Dezember 2012 gelten neben den physischen Unterlagen auch die digitalen Aufzeichnungen als öffentliches Archivgut und sind daher durch die hessischen Landesbehörden den zuständigen Staatsarchiven anzubieten.
Übernahme und Bereitstellung
Seit den 1980er Jahren findet die Informationstechnologie in der Landesverwaltung immer breitere Anwendung. Die schrittweise Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems zur elektronischen Aktenführung im Land seit 2004 und die Nutzung datenbankbasierter Fachanwendungen in weiten Teilen der Verwaltung führen zu einem effektiveren und transparenteren Verwaltungshandeln. Die Archive stellt diese Entwicklung vor neue Herausforderungen – um das gesamte Verwaltungshandeln dokumentieren zu können, müssen neben dem analogen Schriftgut auch sämtliche elektronische Unterlagen zu einem Vorgang übernommen werden. Dabei kann es sich um Fachanwendungen, Unterlagen aus dem Dokumentenmanagementsystem (HeDok), Dateiablagen in Ordnersystemen, digitale Fotos oder anderes handeln. Das Staatsarchiv entscheidet, wie auch bereits bei analogem Schriftgut, welche Aufzeichnungen als archivwürdig eingestuft werden. Ausgewählte Daten werden im digitalen Magazin gespeichert, um diese dann für den Archivbenutzer bereitzustellen und nutzbar zu machen. Digitale Archivalien werden wie analoge Archivalien in Arcinsys erschlossen, sie können über Arcinsys recherchiert und – nach Ablauf der Schutzfristen – bestellt werden.