Dem zuständigen Staatsarchiv übergebene Verwaltungsunterlagen stehen der Einsicht durch die abgebende Stelle oder andere Behörden weiterhin offen. Im Unterschied zu Privatpersonen sind Akten für Behörden im Rahmen der amtlichen Nutzung sogar ausleihbar.
Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, werden die geltenden Schutzfristen berücksichtigt. Ausgenommen sind hiervon lediglich die abgebenden Stellen selbst. Für ihre eigenen Unterlagen gelten die Schutzfristen nicht, es sei denn, die Akten und Vorgänge hätten aufgrund besonderer Vorschriften gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.
Die Ausleihe wird vom Referat Nutzung und Vermittlung des aufbewahrenden Staatsarchivs bearbeitet.