Von Hindernissen und Ablenkungen in der Zugangsbearbeitung

Kann man, muss man aber nicht! Kolumbus suchte den Seeweg nach Indien und landete in Amerika - also vielleicht nicht das beste Vorbild für unser Unterfangen.

Unsere Zielsetzung nahm sich dagegen vergleichsweise überschaubar aus: Die Überführung eines Zugangs in das Magazin des Hauptstaatsarchivs Wiesbaden - im Grunde eine alltägliche Tätigkeit. Jedoch war der Umfang das zentrale Hindernis auf unserer Reise: Die Menge an Umzugskartons füllte letztendlich unseren Zugangsraum zweimal bis knapp unter die Decke. An ‚business as usual‘ war unter diesen Voraussetzungen also nicht zu denken. Vielmehr musste schon die Vorbereitung wohldurchdacht sein.

Um eine geordnete Anlieferung zu gewährleisten, wurden Zettel vorgefertigt und vor Ort in der anbietenden Dienststelle anhand einer Excel-Tabelle und der tatsächlichen Regalbestückung ausgefüllt. Schwierigkeiten verursachte hierbei unter anderem die Tatsache, dass die Registratur der abgebenden Dienststelle weiter in Gebrauch war, Akten also auch ‚wanderten‘. Für zusätzliche Ablenkung sorgte die Tatsache, dass während wir einzelne Regale kontrollierten, in anderen Regalen schon verpackt wurde, was nicht immer geräuscharm von statten ging.

Unsere Hoffnung war, durch gute Vorbereitung einen strukturierten Ablauf zu gewährleisten. Das gelang nur bedingt, da einerseits die Kartons mehrfach und nicht immer korrekt beschriftet waren und andererseits unsortiert angeliefert wurden. Man muss wohl dankbar sein, dass keine Kisten bei stürmischer See über Bord gegangen sind. Während wir üblicherweise unsere Arbeit im Haus mit der Sortierung der Akten beginnen, musste bei dieser Menge an Archivalien die numerische Ordnung der ca. 1.000 Umzugskartons vorangestellt werden.

Ein weiteres Hindernis war der Zustand der Akten. Aufgrund baulicher Gegebenheiten waren große Teile unseres Fangs verschmutzt und mussten gereinigt werden. Wegen des außergewöhnlichen Umfangs entschieden wir uns für das Absaugen im Außenbereich auf der Anlieferungsrampe. Nach einer groben Vorreinigung wurden die Akten - entsprechend ihrer Anordnung an ihrem früheren Lagerungsort bei der abgebenden Dienststelle - im Magazin des Hauptstaatsarchivs untergebracht. Die Ordnung der Akten konnte dabei aus arbeitsökonomischen Gründen nur nach Regalböden, nicht gemäß den Aktenzeichen nachgebildet werden

Der Umfang des Zugangs stellte sich auch als größte Irritationsquelle heraus. So haben wir vorschnell ganze Kartons verschollen geglaubt, um sie erst Tage später ‚unter falscher Flagge‘ zu entdecken.

Letztendlich können wir aber mit Stolz berichten, dass wir dank guter Vorarbeit von und in Zusammenarbeit mit der Überlieferungsbildung einen dicken Fang an Bord geholt haben: 237,06 Regalmeter!

Manuel Haas und Barbara Geweßler, Wiesbaden