Ergebnisse der Nutzungsanalyse 2025

Dies war nach 2016 die zweite Befragung des Hessischen Landesarchivs unter Nutzenden und Nichtnutzenden in Kooperation mit externen Dienstleistern. Ein besonderer Fokus der Umfrage lag bewusst auf Nachwuchsforschenden. Neben der Umfrage wurde auch die Usability (Nutzbarkeit) der zentralen Informationsquellen für den Zugang zu Archivgut, nämlich der Website des HLA und des Archivinformationssystems Arcinsys auf den Prüfstand gestellt.

Insgesamt nahmen 418 Personen an der Befragung teil, von denen knapp 90% das HLA bereits kennen und nutzen.

Die Befragung hat ergeben, dass die meisten Menschen das HLA für wissenschaftliche Forschungen aufsuchen (43%). Vor allem Nachwuchsforschende recherchieren für Abschlussarbeiten und Dissertationen in unseren Beständen. Jeweils 32% der Befragten gaben an, im HLA ihre private orts- und regionalgeschichtliche sowie private Familienforschung zu betreiben. Hierin spiegelt sich auch der Befund wider, dass die allermeisten Befragten aus einem akademisch geprägten Bereich stammen (73%). 

Die Nutzung von Archivgut findet sowohl im digitalen Raum als auch in den Lesesälen der drei Standorte Darmstadt, Marburg und Wiesbaden statt. Da die Recherche nach Archivalien nahezu vollständig digital via Arcinsys vorgenommen wird, überrascht es wenig, dass es 80% der Befragten wichtig ist, Informationen rasch und übersichtlich aufzufinden und Archivgut digital/online einzusehen. Sie wünschen sich insbesondere einen verbesserten Zugang zu und eine schnellere Bereitstellung von digitalisiertem Archivgut. Hier sehen die Teilnehmenden weiteren Optimierungsbedarf. Konkret erwarten die Befragten eine einfachere und intuitivere Bedienung von Arcinsys. Gerade jüngere Nutzende unter 35, die vor allem auf die digitalen Angebote des HLA zurückgreifen, äußerten sich eher kritisch zur Usability von und Navigation in Arcinsys.

57% der Befragten nutzten mindestens schon einmal die Gelegenheit, Digitalisate von Archivgut entweder per Mail oder mittels Formulars auf der Website in Auftrag zu geben. Dabei sind sie überaus zufrieden mit der Qualität, Vollständigkeit und Übermittlung der Digitalisate. Natürlich wird eine vollständige Digitalisierung von Beständen und Findbüchern seitens der Teilnehmenden als wünschenswert erachtet, angesichts der immensen Mengen an Archivgut (aktuell ca. 175 laufende Kilometer) muss an dieser Stelle allerdings deutlich gemacht werden, dass dies in naher Zukunft nicht in Gänze realisierbar ist, sondern nur entlang einer konsequenten Priorisierung. 

Verbesserungen sehen die Befragten bei der Homepage des HLA, die vor allem als Einstieg in die Recherche dient bzw. bei der Suche nach allgemeinen Informationen behilflich sein soll, in Aufbau und Struktur jedoch eher mittelmäßig bewertet wird. Besonders positiv und informativ wurde hingegen der monatlich erscheinende Newsletter des HLA bewertet, der maßgeblich zur Bekanntheit der Angebote beiträgt. Die auf den sozialen Medien Instagram und Facebook bereitgestellten Informationen werden zwar wahrgenommen, treten aber deutlich weniger prominent hervor als der Newsletter. Unterschiede zeigen sich hier auch bei den Altersgruppen. So spiegelt sich das bereits aus der Medienforschung bekannte Phänomen wider, dass die sozialen Medien eher von den jüngeren Befragten unter 35 genutzt werden.

Obwohl die Nutzung in vielen Punkten bereits digital erfolgt, sind die Lesesäle des HLA nach wie vor das Herz der Nutzung. 75% derjenigen Personen, die das HLA nutzen, haben schon mindestens einmal den Fuß in einen der Lesesäle gesetzt. Am häufigsten – Mehrfachnennungen waren möglich – besuchten die Menschen den Lesesaal des Hessischen Hauptstaatsarchivs in Wiesbaden (89%), gefolgt vom Staatsarchiv Darmstadt (80%) und dem Staatsarchiv Marburg (74%). Die Nutzenden zeigen sich auch mit den Arbeitsbedingungen in den Lesesälen überwiegend zufrieden. Dabei spielt die Beratung der Menschen vor Ort eine zentrale Rolle. Das Personal des HLA erzielt vor allem in puncto Kompetenz und Freundlichkeit hohe Zustimmungswerte.

Da es in der Umfrage auch darum ging zu hinterfragen, warum Menschen das HLA bisher nicht nutzen, wurden diese gezielt nach den Gründen gefragt. Die mit Abstand wichtigsten sind fehlende Kenntnis der Angebote (58%) und ein fehlender Anlass für die Nutzung (60%). Darüber hinaus empfinden Nichtnutzende das Archiv als weniger hilfreich und eher schwer zu nutzen

Um dem etwas entgegenzusetzen, bieten wir künftig vermehrt niedrigschwellige Einstiegsangebote zur Nutzung des Landesarchivs an. Sowohl die Nutzenden als auch die Nichtnutzenden wünschen sich beispielsweise eine bessere Orientierung auf der Homepage und FAQs, die die wichtigsten Fragen und Begrifflichkeiten zur Nutzung enthalten und erklären. Um die individuelle Beratung von Nutzenden zu erleichtern, möchten wir es diesen ermöglichen, Termine über ein Online-Formular der Homepage zu buchen. Mittelfristig denken wir auch darüber nach, interaktive Kommunikationsformen zur Archivnutzung wie etwa einen Chat-Bot zur Beantwortung von Fragen im Bereich Nutzung zu entwickeln. Ferner gilt es, Themen zur Nutzung noch verstärkter in die sozialen Medien und in die Pressearbeit einzubinden.

Zur Förderung der Wissenschaft, insbesondere des wissenschaftlichen Nachwuchses, möchten wir Nutzenden perspektivisch die Möglichkeit bieten, ihre Forschungsergebnisse auf den Kommunikationsplattformen des Landesarchivs zu präsentieren. Denkbar wäre, Beiträge in den Archivnachrichten aus Hessen, im Newsletter, in den sozialen Medien oder auch in unserem Podcast zu veröffentlichen bzw. darüber zu sprechen. Ferner setzen wir weiterhin auf eine starke Vernetzung mit den hessischen Universitäten sowie weiteren Bildungs- und Kultureinrichtungen.

Das Archivinformationssystem Arcinsys wird in den kommenden Jahren konsequent weiterentwickelt. Die Hinweise zur Nutzbarkeit des Recherchetools, die sich aus der Befragung ergeben haben, helfen uns sehr und werden dementsprechend in die Weiterentwicklung einbezogen.

Unser Dank gilt abschließend nochmals all jenen, die uns mit ihrer Teilnahme an der Befragung unterstützt haben und somit aktiv dazu beitragen, den Zugang zur Nutzung von Archivgut im HLA bequemer zu gestalten und unsere Serviceleistungen stetig zu verbessern!

Jan-Hendrik Evers, Hessisches Landesarchiv