Online-Abfrage zu den Personenstandsunterlagen

Dem guten Beispiel des Landesarchivs Berlin und des Staatsarchivs Hamburg folgend wurden im HLA eine Reihe von Leitfragen entwickelt, die in der Online-Abfrage zwingend notwendige Angaben für eine sinnvolle genealogische Recherche abklopfen: Ganz wichtig sind der Ort, an dem eine Geburt, eine Heirat oder ein Sterbefall stattgefunden hat, ebenso wie der (ungefähre) Zeitraum. Denn je nachdem, wann sich der Personenstandsfall ereignet hat, sind unterschiedliche Dokumente heranzuziehen.

Standesämter wurden im Deutschen Reich erst 1876 etabliert (in Preußen etwas früher, zum 1. Oktober 1874), erst ab diesem Zeitpunkt fand eine konfessionsübergreifende Registrierung aller Personenstandsfälle statt. Im Zeitraum vorher ist man auf die Unterlagen der Glaubensgemeinschaften angewiesen. In den Staatsarchiven sind Kirchenbuchduplikate der evangelischen Kirche oder jüdische Standesregister überliefert – nicht jedoch immer flächendeckend und vollständig. Daher wird für die Zeit vor 1876 in der Online-Abfrage auf die kirchlichen Archive und auf die Plattformen „Archion“ und „Matrikula“ verwiesen.

Zudem kann die Übernahme der Standesamtsregister erst nach Ablauf der im Personenstandsgesetz festgelegten Fortführungsfristen erfolgen – 110 Jahre bei Geburten, 80 Jahre bei Heiraten und 30 Jahre bei Sterbefällen. Für die Zeiträume nach 1915/1945/1995, so die derzeitigen Stichjahre, liegen die Register noch in den Standesämtern und eine Einsichtnahme ist nach den Regelungen des Personenstandsgesetzes, nicht des Archivgesetzes, möglich. Sollte also eine Geburtsurkunde aus dem Jahr 1976 oder ein Heiratseintrag aus den 1950er Jahren gebraucht werden, kommt man im Personenstandsarchiv nicht weiter – gleichwohl erreichen das Personenstandsarchiv jährlich dutzende solcher Anfragen. Die neue Online-Abfrage soll daher nicht nur eine bessere Orientierung für die Nutzenden bieten, sondern natürlich auch das Personenstandsarchiv von Anfragen entlasten, bei der nur eine negative Antwort gegeben werden kann. Das gilt auch für die Anfragen nach der Einwohnermeldekartei und dem Zu- und Wegzug von Personen in eine Gemeinde. Diese Informationen sind ebenfalls nicht im Personenstandsarchiv zu finden, sondern in den kommunalen Archiven. 

Die Online-Abfrage verweist jedoch nicht nur auf andere, zuständige Institutionen, sondern auch intern auf die Möglichkeiten der eigenständigen Recherche in den digitalisierten Personenstandsregistern. Seit 2011, rasch nach der Übernahme der ersten Standesamtsnebenregister ins Personenstandsarchiv, hat ihre Digitalisierung und Online-Stellung im Archivinformationssystem Arcinsys ( arcinsys.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster) sowie über das Landesgeschichtliche Informationssystem LAGIS ( lagis.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster) begonnen. Diese sind zwar überwiegend bis 1900 (Geburten) bzw. 1930 (Heiraten) verfügbar, es bestehen jedoch bei einzelnen Standesämtern Lücken aufgrund von vernichteten oder noch nicht abgegebenen Registern. Hinsichtlich der Sterbenebenregister sind zudem wieder andere Fristen für deren digitale Verfügbarkeit zu beachten, da aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen nur die online gestellt werden können, die älter als 60 Jahre sind. 

Kontaktiert man seit 1. Februar 2026 die E-Mail-Adresse des Personenstandsarchivs, wird man direkt auf die Online-Abfrage verwiesen. Auch über die Homepage des Hessischen Landesarchivs kann man sie direkt aufrufen.

Online-Abfrage Personenstandsunterlagen

Nur Anfragen zu Personenstandsregistern, welche derzeit noch nicht online verfügbar sind, werden nach Ausfüllen des Kontaktformulars im Personenstandsarchiv individuell beantwortet. Auch Fehlermeldungen und Wünsche nach Beglaubigung von Personenstandseinträgen werden mittels Auslese in der Online-Abfrage weitergeleitet zur Bearbeitung im Personenstandsarchiv. Wir hoffen sehr, dass sie als Wegweiser dienen kann, um genealogisch Forschende schnell zum „richtigen“ Dokument für die jeweilige Frage zu lenken! 

Sabine Dietzsch-Uhde & Katrin Marx-Jaskulski, Marburg