Mehr als 600 Meter Zwischenarchivgut konnten im Hauptstaatsarchiv Wiesbaden vernichtet werden

Auf den ersten Blick erscheint diese Nachricht sehr ungewöhnlich, denn Archivierung bedeutet „dauerhafte Aufbewahrung“ und keinesfalls „Vernichtung“. Rückt also das Hauptstaatsarchiv von seinen eigenen Prinzipien ab? Mitnichten!

Bewertet wurde ausschließlich Zwischenarchivgut. Diese Unterlagen sind kein öffentliches Archivgut im Sinne des Archivgesetzes. Es handelt sich um noch in der Aufbewahrungsphase befindliches Behördenschriftgut, das lediglich vorläufig übernommen wurde. Bis vor kurzem umfasste das Zwischenarchivgut, das sich teilweise schon länger im Hauptstaatsarchiv befand, rund 4,8 Kilometer (!) Magazinraum. Vor allem für oberste Landesbehörden wie Ministerien war das Zwischenarchiv eine Möglichkeit, kaum noch benötigte Unterlagen auszulagern.

Doch der Platz im Hauptstaatsarchiv ist endlich, und in absehbarer Zeit werden alle Regale am Standort belegt sein. Jedes Jahr kommen mehrere hundert Meter neue Papierunterlagen mit historisch wertvollem Inhalt in die Magazine. Diese Zahl wird sich kurzfristig erheblich erhöhen, weil die Landesverwaltung auf die elektronische Akte umgestiegen ist und somit in den Behörden viele Papierakten nicht mehr benötigt werden.

Folgerichtig wurde die Thematik in die Zielvereinbarungen für das Hauptstaatsarchiv Wiesbaden aufgenommen. Die Zielvereinbarungen dienen der mittelfristigen strategischen Steuerung und legen die Schwerpunkte innerhalb des Hessischen Landesarchivs für mehrere Jahre fest.

Durch eine Bewertung des Zwischenarchivguts wird ein kleiner Teil als öffentliches Archivgut dauerhaft erhalten, die übrigen Unterlagen können guten Gewissens und rechtssicher entsorgt werden. Nur wenige Akten verbleiben wegen laufender Aufbewahrungsfristen noch einige Zeit als Zwischenarchivgut verwahrt.

Und so wurden in den vergangenen Monaten vor allem die großen Zwischenarchivbestände der Staatskanzlei, des Landwirtschafts- und des Sozialministeriums nach fachlichen Maßstäben bewertet. Von der Staatskanzlei betraf dies vor allem Personalakten und Bundesratsvorgänge, in den beiden Ministerien waren u. a. die Bereiche Immissionsschutz, Abfall, Strahlenschutz und Jugendzahnpflege vorherrschend.

Für die Bewertung ist der bleibende Wert der Unterlagen entscheidend. Wie können frühere Zeiten verstanden und erforscht werden? Wie kann behördliches und gerichtliches Handeln komprimiert dokumentiert werden? Welche Informationen können für Bürgerinnen und Bürger, Gesetzgebung, vollziehende Gewalt oder Rechtsprechung zukünftig noch von Bedeutung sein? Diese Fragen leiten eine Bewertung und werden durch einen Abgleich mit vorhandenen Archivbeständen ergänzt.

Nach intensiven Monaten standen die Ergebnisse fest. Nach Rücksprache mit Staatskanzlei, Sozial- und Landwirtschaftsministerium wurden die archivwürdigen Unterlagen zu öffentlichem Archivgut und können nach ihrer Erschließung im Lesesaal des Hauptstaatsarchivs eingesehen werden. Erste Erschließungsmaßnahmen haben bereits begonnen.

Das Hauptstaatsarchiv arbeitet auch in der kommenden Zeit intensiv daran, die Zwischenarchivgutbestände zu reduzieren.

Carl Christian Wahrmann, Wiesbaden